Profesionali komunikacija: priemonės, funkcijos, proceso organizavimo principai

2024 Autorius: Miguel Ramacey | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 06:24

Profesionalus bendravimas yra būtinas, kad įmonės žmonės galėtų efektyviai bendrauti vieni su kitais. Nuo to, kaip greitai ir prieinamai vyks informacijos perdavimas, tiesiogiai priklauso visos įmonės darbo tempas.

Profesionali komunikacija atlieka svarbų vaidmenį priimant efektyviausius sprendimus ir perduodant juos komandai. Jeigu jie prastai įsitvirtina, tai gresia neigiamų pasekmių, kurios gali pasireikšti pasirinktų sprendimų klaidomis, nesusipratimų tarp darbuotojų ir vadovo atsiradimu, taip pat tarpasmeninių santykių pablogėjimu.

Sąvokos apibrėžimas

Profesinė komunikacija yra sąveika, vykdoma oficialių santykių srityje. Pagrindinis jų tikslas – pasiekti numatytus rezultatus, išspręsti iškeltas užduotis, taip pat optimizuoti tam tikrą veiklą. Tuo pačiu metu kiekvienas iš profesinės komunikacijos dalyviųturi savo statusą: yra viršininkas, pavaldinys, kolega ar partneris.

Tais atvejais, kai skirtingų karjeros laiptų lygių žmonės (atlikėjas ir vadovas) bendrauja tarpusavyje, galime kalbėti apie pavaldinius. Juk čia aiškiai matoma santykių vertikalė. Įgyvendinant lygiaverčio bendradarbiavimo principu paremtą sąveiką, galime kalbėti apie horizontalią komunikaciją.

Problemos aktualumas

Profesionalus bendravimas yra kasdienė žmonių patirtis. Tai vyksta darbe ir mokyklose, universitetuose ir oficialiose institucijose. Tai mokinių ir mokytojų, pavaldinių ir viršininkų, konkurentų, partnerių ir kolegų bendravimas. Kiekvienas žmogus, siekdamas užsibrėžto tikslo, turi būti susipažinęs su tokio bendravimo priemonėmis ir principais, nes partneriai turi bendrauti ta pačia kalba (ir tiesiogine, ir perkeltine prasme), turėti bendrą socialinę patirtį ir suprasti vienas kitą.

Pagrindinių verslo komunikacijos sąlygų laikymasis

Kaip bendravimą profesinėje veikloje padaryti kuo efektyvesnį? Tam reikės įvykdyti keletą sąlygų. Visų pirma, bendravimas turi turėti aiškų tikslą. Tuo pačiu, norint jį pasiekti, svarbus visų šiame procese dalyvaujančių asmenų interesas. Pavyzdžiui, susitarimo sudarymas, santykių užmezgimas, renginių koordinavimas, palankiausių bendradarbiavimo sąlygų sudarymas ir kt.

Visiemsprofesinio ir dalykinio bendravimo dalyviai turi susisiekti vieni su kitais, ir tai daryti nepaisydami asmeninių simpatijų ar antipatijų. Kartu privaloma laikytis pavaldumo, pareigų vaidmenų, dalykinio etiketo ir formalių apribojimų. Pastaroji sąvoka reiškia ne tik įvairių protokolų, rutinos ir reglamentų įgyvendinimą, bet ir banalų poreikį valdyti savo emocijų galią bei gerbti pašnekovą.

Be to, viena iš būtinų sąlygų efektyviausiam dalykinės komunikacijos įgyvendinimui profesinėje veikloje yra jos valdymas. Įmonės vadovas, kaip labiausiai besidomintis komandai kylančių užduočių sprendimu, pirmiausia turėtų pasirūpinti tokiu momentu. Jam svarbu motyvuoti savo darbuotojus rasti geriausią sprendimą, nes kitaip jie liks pasyvūs stebėtojai, nesiūlantys jokių idėjų.

Verslo komunikacijos įrankiai

Profesionalus bendravimas – tai prasmingas vieno žmogaus ar visos žmonių grupės noras motyvuoti vieną darbuotoją ar visą komandą veiksmams, galintiems kažkaip pakeisti situaciją arba pakreipti pokalbį kita linkme.

Planui įgyvendinti yra daugybė įrankių. Taigi, profesionalaus bendravimo priemonės apima:

1. Įprastas paštas. Iš visų verslo komunikacijos priemonių ji pati seniausia. Ir šiuo atžvilgiu tradicinis paštas turi daugybętrūkumus. Jie susideda iš mažo pranešimų perdavimo greičio, sudėtingesnio raidžių dizaino (lyginant su kitomis komunikacijos rūšimis) ir tt Ir jau nekalbant apie tai, kad ši sistema ne visada veikia tinkamu lygiu. Tačiau įprastas paštas ir šiandien naudojamas kaip profesinės komunikacijos priemonė. Pagrindinis jo privalumas – labai priimtinas būdas perduoti svarbius dokumentus tarp partnerių. Verslo santykiuose taip pat gali būti naudojamas toks būdas kaip telegramų perdavimas. Ši paslauga taip pat teikiama paštu.
2. Telefono ryšys. Tai labai efektyvi verslo komunikacijos priemonė. Tačiau derybos telefonu nėra teisiškai privalomos. Į šį aspektą reikia atsižvelgti naudojant profesionalius ryšius, naudojant kitas priemones.
3. El. paštas. Ši palyginti nauja verslo komunikacijos priemonė turi pelnytą populiarumą. Vienas iš pagrindinių jo pranašumų yra rašytinės komunikacijos formos (fiksuoto teksto) derinys su žodinio bendravimo savybėmis – informacijos perdavimo greičiu ir galimybe gauti beveik akimirksniu atsakymą. Dėl tokių savybių el. paštas yra viena iš pagrindinių priemonių, naudojamų neformalaus pobūdžio žinutėms perduoti.
4. Faksas. Naudodami specialų įrenginį galite labai greitai perduoti bet kurio dokumento kopiją savo partneriui. Greitis yra neabejotinas faksimilinio ryšio pranašumas. Tačiau tokiu būdu perduoti dokumentai neturi teisinės galios, nes neturioriginalūs parašai ir antspaudai. Štai kodėl dažniausiai faksas kaip ryšio priemonė naudojama tik greitam dokumentų perdavimui. Jie gali būti priimti vykdyti tik tuo atveju, jei originalai siunčiami po jų paprastu paštu. Reikėtų nepamiršti, kad faksu draudžiama siųsti dokumentus, pažymėtus „Tarnybiniam naudojimui“arba „Konfidencialu“.

Verslo komunikacija

Žodinis kontaktas visada buvo profesinio bendravimo pagrindas. Ji atliekama tarp asmenų, kuriuos tarpusavyje sieja bylos interesai, taip pat turi reikiamus įgaliojimus išspręsti iškilusias problemas ir užmegzti partnerystes.

Tokie pokalbiai yra profesionalaus bendravimo priemonė, įkūnijanti visus privalumus, kurių trūksta bendravimui telefonu ir keitimuisi informacija raštu. Faktas yra tas, kad verslo komunikacija:

• atliekama artimo kontakto sąlygomis, kai galima sutelkti dėmesį tik į vieną pašnekovą arba į nedidelę žmonių grupę;
• sudaro sąlygas asmeniniams santykiams užmegzti;
• reiškia tiesioginį kontaktą.

Verslo pokalbis visų pirma susijęs su žodine kalba. Ir ji, palyginti su rašytine forma, turi nemažai reikšmingų skirtumų. Tokio pokalbio metu atsiranda galimybė tiesiogiai paveikti pašnekovą ar grupę žmonių. Šiuo atveju naudojami gestai ir veido išraiškos, intonacija ir pan. Be to,bendraujant akis į akį nelieka laiko išankstiniam mąstymui. Štai kodėl dalykiniuose pokalbiuose dažnai naudojamos atsitiktinės bendravimo formos, taip pat kai kurios stilistinės ir gramatinės ypatybės.

Naudojamas kaip profesinės komunikacijos pagrindas, verslo pokalbis pirmiausia išsiskiria logiška minties konstrukcija. Remiantis esama praktika, galima teigti, kad verslininkams, kurie puikiai naudoja sprendimus ir sąvokas, geba įtikinamai įrodyti ir padaryti teisingas išvadas, sekasi daug greičiau nei tiems verslininkams, kurie šių įgūdžių neturi.

Profesinis pokalbis turi savo psichologinę kultūrą. Tai slypi pašnekovų gebėjime padaryti kitiems gerą įspūdį, sukurti draugišką susitikimo atmosferą, taikyti specialias technikas, apsaugančias nuo neteisingų klausimų, išklausyti priešininkus iki galo ir, jei reikia, paneigti jų argumentus, panaudoti technika, leidžianti bendrauti be konfliktų.

Tarpkultūriniai santykiai

Šiandien pasaulį vis labiau apima globalizacijos procesas. Štai kodėl tarpkultūrinis profesinis bendravimas iškyla į pirmą planą. Jai įgyvendinti reikalingi specialistai, mokantys ne tik užsienio kalbą. Jie turi tai įvaldyti verslo komunikacijos požiūriu.

Dažniausiai toks profesionalus bendravimas vyksta anglų kalba. Tai yra pagrindinė bendravimo priemonėtarpvalstybinis lygis.

Anglų kalba profesinio bendravimo srityje yra modernizuota ir supaprastinta anglų kalbos apskritai versija. Jai būdingos standartinės klišės frazės, taip pat įvairūs raštai. Specialistas turi juos išmanyti ir mokėti panaudoti tam tikrose situacijose.

Jei vertėją į dalykinį susitikimą pakviečia verslininkas, profesionaliame bendravime toks specialistas nesivadovauja vien savo gyvenimo patirtimi ir elgesiu, priimtu jo gimtojoje kultūrinėje aplinkoje. Atsižvelgimas į kitų tautų elgesio ypatumus padės išvengti nesusipratimų, klaidų ir problemų pokalbyje.

Tarpkultūrinėje profesinėje komunikacijoje būtina žinoti tarpasmenines santykių normas, kurios yra priimtos konkrečioje visuomenėje. Būtent - neverbalinės ir verbalinės bendravimo kalbos. Pirmoji iš jų apima įvairius bežodžius signalus, kuriuos bendravimo dalyviai siunčia vieni kitiems. Jie dažnai tai daro nesąmoningai. Reikėtų nepamiršti, kad neverbalinių ir žodinių kalbų žinios profesionaliame tarpkultūrinio pobūdžio bendraujant yra raktas į sėkmingą susitikimą. Specialistas turėtų žinoti apie konkrečių žmonių kalbos tembrą, tarimo garsumą, intonaciją, veido išraiškas, pozas ir kt. Jų naudojimo pokalbio metu normos gali turėti tam tikrų skirtumų. Puikus pavyzdys yra tradicinė amerikietiška šypsena. Rusijoje jis laikomas nenuoširdžiu ir dirbtiniu. amerikiečiųpriešingai, jie mano, kad rusai yra pernelyg niūrūs, nemandagūs ir rimti.

Specialistų mokymai

Kaip sprendžiamos tarpvalstybinio verslo komunikacijos problemos? Sėkmingoms deryboms reikalingas aukštos kvalifikacijos vertėjas profesinės komunikacijos srityje, turintis tiek specialiųjų, tiek bendrųjų kultūrinių žinių. Rusijos universitetai rengia tokius specialistus.

Tuo pat metu aktyviai naudojama programa „Vertėjas profesinės komunikacijos srityje“. Tai suteikia įgūdžių efektyviai bendrauti šiandienos verslo ir kultūrinių mainų metu.

Pagrindinės funkcijos

Tarp profesinės komunikacijos ypatybių yra gana sudėtinga sistema. Ji susideda iš daugelio lygių, apimančių ne tik konkrečią organizaciją, bet ir išorinę aplinką. Apsvarstykite pagrindines profesionalaus bendravimo funkcijas.

1. Informacinis. Profesionali komunikacija skirta tam, kad atliktų tam tikro tarpininko vaidmenį. Jos pagalba darbuotojai keičiasi idėjomis, sprendimais ir žinutėmis. Informacinė verslo komunikacijos funkcija būtina norint pasiekti organizacijos tikslus, taip pat pašalinti šio proceso metu kylančias problemas.
2. Motyvuojantis. Profesionalus bendravimas prisideda prie darbuotojų noro geriau atlikti savo užduotis. Tai yra motyvacinė funkcija.profesionalus bendravimas. Tokiu atveju vadovas naudoja tokias priemones kaip įsakymas, įtikinėjimas, pasiūlymas ir prašymas.
3. Valdymas. Naudojant hierarchinį pavaldumą, ši funkcija skirta stebėti įmonės darbuotojų elgesį.
4. Išraiškingas. Šios funkcijos pagalba profesionalus bendravimas prisideda prie socialinių poreikių tenkinimo, išreiškiant patirtį ir jausmus apie tai, kas vyksta.
5. Bendraujantis. Ši funkcija yra labai specifinė. Jos pagalba nustatomos ir išsprendžiamos tipinės verslo komunikacijoje kilusios klaidos ir problemos, suformuluojami optimalaus elgesio principai.

Profesionalios komunikacijos funkcijas galima nagrinėti ir visos įmonės gyvavimo užtikrinimo požiūriu. Šiuo atveju įvyksta taip:

1. Reguliavimo funkcija. Bendraujant daromas netiesioginis arba tiesioginis poveikis darbuotojui, kuris yra valdymo objektas. Tokia funkcija padeda organizuoti bendrus veiksmus komandoje, koordinuoti ir optimizuoti visus komandos atliekamus veiksmus.
2. Socialinės kontrolės funkcija. Bet kuris iš organizacijos problemų sprendimo būdų, taip pat jo darbo formos ir principai turi ryškų normatyvinį pobūdį. Visų šių nuostatų reglamentavimas, kuris yra vadovo nurodymuose ir įsakymuose, padeda užtikrinti įstaigos organizuotumą ir vientisumą bei kiekvieno kolektyvo nario bendrų veiksmų nuoseklumą. Norėdami išlaikyti šią kryptį irvykdo savo socialinę kontrolę profesinėje komunikacijoje.
3. Socializacijos funkcija. Tai viena pagrindinių bet kurio lyderio užduočių. Ši funkcija leidžia į bendrą veiklą įsijungti jauniems darbuotojams, kurie pradeda įvaldyti bendravimo įgūdžius ir gebėjimus, išmoksta orientuotis bendravimo situacijoje, kalbėti ir klausytis. Visa tai labai svarbu ne tik tarpasmeninės adaptacijos, bet ir profesinės veiklos įgyvendinimo tikslais. Kartu jaunimas įgyja tolerantišką, suinteresuotą ir geranorišką požiūrį į kitus darbuotojus bei gebėjimą veikti, kad įvykdytų kolektyvinę užduotį.
4. Socialiniai-pedagoginiai. Profesinės komunikacijos procese vyksta darbuotojo mokymo, ugdymo ir asmenybės ugdymo procesas, perduodant jam praktinę patirtį. Sistemingų kontaktų, atsirandančių vykdant bendrą veiklą, dėka visi bendravimo dalyviai įgyja žinių tiek apie save, tiek apie partnerius, taip pat apie geriausius komandos laukiančių užduočių sprendimo variantus. Praktinių įgūdžių įsisavinimas kai kuriems darbuotojams kartais tampa galima kompensacija už trūkstamas profesines žinias. O tai užtikrina socialinė-pedagoginė komunikacijos funkcija.

Gairės

Profesionali komunikacija grindžiama:

1. Tarpasmeniškumas. Toks bendravimas pasižymi įvairiapusiškumu, žmonių tarpusavio sąveikos atvirumu. Šis principas grindžiamas asmeniniu domėjimusi vienas kitu. Ir tai nepaisantkad bendravimas yra orientuotas į verslą. Toks bendravimas neišvengiamai turi tarpasmeninio kontakto bruožų.
2. Tikslingumas. Šis profesinės komunikacijos principas yra daugiafunkcis, nes verslo komunikacijos procesas kartu su numatomu informacijos krūviu taip pat turi pagrindinį tikslą. Pavyzdžiui, vadovas, informuodamas komandą apie turimus statistinius duomenis, nori atkreipti dėmesį į probleminius konkrečios veiklos srities aspektus. Tuo pačiu metu, greičiausiai, nesąmoningai jis siekia parodyti susirinkusiems savo iškalbingumą, erudiciją ir intelektą.
3. Tęstinumas. Tai dar vienas iš profesinės komunikacijos principų. Tai susideda iš to, kad patekę į savo verslo partnerio akiratį tampame nuolatinio kontakto su juo iniciatoriais. Tuo pačiu bendravimas vyksta ne tik verbaliniu lygmeniu. Partneris nuolat gauna elgesio žinutes, iš kurių gali padaryti atitinkamas išvadas.
4. Daugiamatiškumas. Profesinio bendravimo metu realizuojami bent du tarpasmeninių santykių aspektai. Pirmasis iš jų – verslo informacijos perdavimas ir sukurto kontakto palaikymas. Antrasis – emocinio požiūrio į partnerį vertimas (jis gali būti teigiamas ir neigiamas).

Profesinės komunikacijos etika

Kiekvienas verslo komunikacijos dalyvis privalo turėti:

1. Sąžiningumas. Turėdami tokį charakterio bruožą, žmonės susilaiko nuo apgaulingų poelgių ir apgaulės. Tačiau netTie, kurie sąžiningumą laiko nepakeičiamu dalykinio elgesio standartu, kartais vis tiek turi meluoti. Tokiu atveju žmonės turi rinktis iš alternatyvų, kurios jų netenkina. Tačiau visada reikia pasakyti tiesą. Melas pateisinamas tik pasirenkant mažesnę iš dviejų blogybių, kai to reikalauja aplinkybės.
2. Sąžiningumas. Ši žmogui būdinga savybė pasireiškia jo veiksmų ir įsitikinimų vienybe. Padorus elgesys yra visiška dviveidiškumo ir veidmainystės priešingybė. Toks žmogus visada padarys tai, ką pažadėjo. Pavyzdžiui, darbuotojas tikrai padės savo kolegai atlikti darbo užduotį. Tai atsitiks net tada, kai jam tai padaryti nebus taip lengva, bet jis pažadėjo.
3. Teisingumas. Šis charakterio bruožas reiškia, kad vertinant kitus žmones ir jų veiksmus nėra šališkumo ir objektyvumo.
4. Atsakomybė. Šis dalykinių santykių dalyvio bruožas pasireiškia tuo, kiek jis yra atsakingas už savo žodžius, laikosi moralės normų ir vykdo savo įsipareigojimus.