Tikslų ir uždavinių medis: funkcijos, reikalavimai ir pavyzdys

2024 Autorius: Miguel Ramacey | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 06:24

Tikslų medis yra gerai žinomas valdymo terminas. Tai ekonominės sistemos, programos ar plano tikslų rinkinys. Ši technika buvo naudojama daugiau nei 50 metų ir dabar plačiai naudojama planuojant užduotis.

Tai vizualus nustatytų rezultatų pasiekimo vaizdas. Diagramoje rodomi pirminiai ir antriniai tikslai. Tuo pačiu metu žemesnio prioriteto užduotys gali būti neatsiejama tiek pagrindinės misijos, tiek papildomos užduoties dalis, kurios galima atsisakyti, tačiau geriau ją atlikti.

Struktūra

Tikslų ir uždavinių medis – tai visi įmonės tikslai, kurie kuriami hierarchiniu principu. Šioje struktūroje yra aukštas ir žemas lygiai, kiekviena užduotis turi savo tvarką. Tokios schemos kuriamos siekiant geriau suprasti darbo apimtį ir vizualiai atvaizduoti galutinį rezultatą. Grafinis vaizdas yra neatsiejama šio metodo dalis. Tai padeda pasiekti numatytą, išanalizuoti galimas problemas ir rasti sprendimą.

Kas yra tikslų medis, nesunku suprasti konkrečiu pavyzdžiu.

Viršuje yra generolasįvartis. To įmonė ir siekia. Toliau seka antraeiliai tikslai, kurių pasiekimas prisideda prie pagrindinio rezultato. Kuo mažesnės užduotys, tuo jos ne tokios svarbios, bet privalomos atlikti, nes jų neatlikus, didėja tikimybė, kad ši schema neveiks. Tai apytikslis apibūdinimas, nes praktikoje įmonė susiduria su situacijomis, kai tenka atsisakyti kai kurių užduočių arba sugalvoti naujų problemų sprendimo būdų.

Teisingai sukurti tokią struktūrą tiksliai suformuluoti ketinimai, teisingai įvertintas prioritetas, nurodyti terminai.

Principas

Apsvarstykite šešis principus, kaip sukurti įmonės tikslų medį:

1. Išteklių ir poreikių apskaita. Kuo sudėtingesnė užduotis, tuo kruopščiau ji planuojama.
2. Išlaidų paskirstymas yra labai svarbus dalykas, nes pinigų trūkumas yra dažna priežastis, kodėl įmonės plėtra sustoja.
3. Instrukcijų specifikacija. Tikslai turi būti aiškiai suformuluoti, jie turi turėti galutinį rezultatą. Aprašomi parametrai, padedantys nustatyti, ar užduotis pasiekė galutinę būseną. Į šį punktą taip pat įeina laiko paskirstymas vienam ar kitam punktui įgyvendinti.
4. Žingsnis po žingsnio ir nuoseklus taškų įgyvendinimas yra privalomas reikalavimas norint pasiekti galutinį tikslą. Užduotys racionaliai suskirstytos į etapus, keliami bendrieji ir šalutiniai tikslai. Analizuojami ištekliai, reikalingi užduočiai atlikti.
5. Gerai suformuota struktūranulemia tarptikslių ir pagrindinės intencijos suderinamumas. Tai reiškia, kad užduočių įgyvendinimui reikalingi ištekliai paskirstomi teisingai, jų turėtų pakakti kiekvienam etapui.
6. Kiekvienas įmonės padalinys įgyvendina tik savo tikslą, pagrįstą ketinimų medžiu.
7. Žingsniai suskirstomi į mažas užduotis. Tai vadinama skaidymo metodu.

Privalumai

Tikslų medžio kūrimas yra svarbi darbų vykdymo dalis. Planui rodyti sukuriamas tvarkaraštis, o vadovybė nustato, kokių išteklių reikės planui pasiekti.

Tikslų vizualinio vaizdavimo pranašumai:

• įmonės struktūrinių padalinių veiklos koordinavimas;
• pareigų paskirstymas pareigūnams;
• atlikėjų tarpusavio atsakomybės didinimas;
• tikslų pasiekimo stebėjimas;
• konkrečių užduočių, terminų nustatymas;
• rengimasis krypties pakeitimui, jei įmonės veikloje įvyktų staigūs pokyčiai;
• vadybos procesų plėtros efektyvumo didinimas;
• vadybos sprendimų priėmimas.

Kaip sukurti tikslų medį

Pastatyti medį pakankamai paprasta. Šiam etapui turi būti skirta pakankamai laiko, o visi tolesni veiksmai turi būti atliekami pagal planą.

Valdymas lemia įmonės misiją. Jis vadinamas bendruoju ir yra kamienas, esantis medžio viršuje. Tai pagrindinė užduotis, kurios negalima atlikti akimirksniu. Norėdami pasiekti galutinį taškąreikės mažesnių užduočių. Todėl apibrėžiami subtikslai – juos vaizduoja medžio šakos. Jei reikia, tikslai suskirstomi į smulkesnes užduotis. Kuo didesnis įmonės mastas, tuo daugiau lygių gali būti struktūroje.

Kiekviena rūšis aprašyta kuo aiškiau ir išsamiau, išanalizuoti visi niuansai. Analizuojamas tikslų, reikalingų aukštesnei misijai įvykdyti, skaičius. Tinkamai sukurtoje struktūroje yra būtini žingsniai joms išspręsti, numatyti reikalingi ištekliai.

Nustačius visus momentus, pareigos paskirstomos tarp įmonės padalinių. Kiekvienas padalinys turi aiškiai atlikti savo užduotį.

Pavyzdys: stojantieji į koledžą

Reikia išanalizuoti paprastą pavyzdį iš gyvenimo, kad geriau suprastumėte tikslų medį. Kaip sudaryti ir naudoti stojimo į koledžą planą?

Nagrinėjant būtina atsižvelgti į visus resursus, išryškinti potikslius. Ištekliai:

• mokyklinis išsilavinimas;
• finansinės galimybės;
• padėkite draugams ir pažįstamiems stojant ir per mokymus.

Norėdami tapti universiteto studentu, turite maksimaliai padidinti išteklių lygį. Pavyzdžiui, užsirašykite į parengiamuosius kursus, mokykitės su dėstytoju, jei mokyklose yra žinių spragų. Išspręskite klausimą dėl pinigų gavimo, kad užsitikrintumėte tolesnį išsilavinimą: imkite paskolą, skolinkitės, raskite papildomų pajamų š altinį.

Kiekvieną tikslą galima sulaužytismulkesnėms užduotims. Pavyzdžiui, mokytojo paieška gali būti suskirstyta į šiuos veiksmus:

1. Pajamų, skirtų apmokėti už kuravimą, organizavimas.
2. Ieškokite mokytojo pasirinkta kryptimi.
3. Ieškokite laisvo laiko užsiėmimams.

Šiuo atveju antrą pastraipą galima suskirstyti į dalis. Pareiškėjas turi nuspręsti, kuriuos požymius jis žino prasčiausiai, ką gali pasitraukti pats ir ko negali susitvarkyti pats.

Finansinės gerovės kūrimo pavyzdys

Finansinės gerovės tikslų medis gali atrodyti taip. Pirma, apsisprendžiama misija – tai nuolatinės pajamos, kurių pakanka niekuo savęs neapriboti. Įgyvendinimas suskirstytas į tris smulkesnius tikslus:

• pasyvios pajamos;
• aktyvios pajamos;
• šalutinis uždarbis.

Šioje struktūroje yra trys antrojo lygio elementai. Dabar turime sukurti trečiąjį lygį. Elemente apie aktyvių pajamų radimą yra šios užduotys:

• ieškok geresnio darbo;
• įgyja papildomą išsilavinimą;
• gyvenamosios vietos pakeitimas;
• laiko paskirstymas savarankiškam pasirinktos srities vystymuisi;
• įgyti patirties.

Grafas kuriamas toliau, jei randama papildomų reikalavimų kiekvienam elementui užbaigti. Dėl to medis gali užaugti iki labai didelių dydžių.

Tikslų medžio kūrimo programos

Medis gali būti valdomas papildomų programų pagalba. Tarp jųapima ir darbalaukio, ir internetines versijas. Jie gali būti naudojami per pristatymus dideliame ekrane arba bendradarbiaujant su maža komanda.

Šiandien siūloma daugybė įrankių tikslams išsikelti, jų siekimo procesui organizuoti. Tokiose programose vartotojas įveda tikslų pavadinimą, nustato jų svarbos kategoriją ir gauna struktūrinį modelį.

Išvada

Planuoti veiklą pagal tvarkaraštį ne tik labai patogu, bet ir efektyvu. Tai įrankis, leidžiantis vizualiai pamatyti, kaip užduotys sąveikaus, kokių išteklių reikės joms išspręsti. Kartais randami trūkstami resursai, atsiranda naujų užduočių. Galite pamatyti ketinimų sąveikos principą ir tai, kaip jie priklauso vienas nuo kito.

Apskritai grafiko sudarymas gali būti naudojamas ne tik versle ar planuojant su darbu susijusius klausimus. Tai naudingas būdas rasti tinkamus atsakymus į asmeninius klausimus ir puikus patarėjas, jei kažkas svarbaus nėra pakankamai aišku.